(趣旨)

第1条　この規程は、葛飾区公文書等管理条例(令和7年葛飾区条例第3号。以下「条例」という。)第9条第1項の規定に基づき、公文書の管理に関し必要な事項を定めるほか、文書等の取扱いについて必要な事項を定めるものとする。

(定義)

第2条　この規程における用語の意義は、次の各号に掲げる用語に応じ当該各号に定めるものを除き、条例及び葛飾区教育委員会事務局処務規程(昭和40年葛飾区教育委員会訓令甲第1号)で使用する用語の例による。

(公文書の管理)

第3条　別に定める場合を除き、公文書の管理は、文書管理システムにより行うものとする。

(職員の責務)

第4条　職員は、条例の趣旨にのっとり、公文書を適正に管理しなければならない。

(文書主管課長)

第5条　文書等に関する事務(以下「文書事務」という。)の総括は、教育委員会事務局教育総務課長(以下「文書主管課長」という。)がこれを行う。

(文書取扱主任)

第6条　各課に文書取扱主任を置き、課の庶務をつかさどる係長等を充てる。ただし、教育委員会事務局教育総務課(以下「文書主管課」という。)にあっては、教育委員会事務局教育総務課教育企画係長とする。

(文書取扱主任の職務)

第7条　文書取扱主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。

(文書事務の調査及び指導)

第8条　文書主管課長は、各課の文書事務を随時調査し、文書事務が適正に処理されるように指導しなければならない。

(教育次長等、課長等及び係長等の職務)

第9条　教育次長等は、部下を督励して、文書事務の推進に努めなければならない。

(備付簿冊)

第10条　文書主管課に、次に掲げる簿冊を備え付けるものとする。

(文書記号及び文書番号)

第11条　収受した公文書及び起案文書には、文書記号及び文書番号を付するものとする。ただし、葛飾区教育委員会事務局処務規程第7条の2第1項第4号から第6号までに掲げる事案に係る公文書にあっては、この限りでない。

(文書主管課における郵送文書等の処理)

第12条　葛飾区教育委員会(以下「委員会」という。)に到達した郵送文書等(課に直接到達したものを除く。)は、文書主管課長が受領し、次に掲げるところに従い、処理するものとする。

(主務課における郵送文書等の処理)

第13条　文書取扱主任は、前条の規定により文書主管課長から配布された文書等及び課に直接到達した郵送文書等を、次に掲げるところに従い、直ちに処理しなければならない。

(収受の処理)

第14条　前条の規定により文書等の配布を受けた事務担当者は、次条第1項に規定する文書等及び軽易な文書等で保存する必要のないものを除き、次に定めるところにより収受の処理をしなければならない。

(電磁的記録に係る収受の処理)

第15条　主務課の事務担当者は、電子メール等により主務課に到達し、又は光ディスク等の記録媒体により受領した文書等(軽易な文書等で保存する必要がないものを除く。)について、文書管理システムに記録しなければならない。

(主務課業務システムによる収受の処理)

第16条　前2条の規定にかかわらず、専ら主務課業務システムによる処理をする公文書については、主務課業務システムに公文書の管理に関し必要な事項を記録することにより収受の処理をすることができる。

(供覧)

第17条　第14条から前条までの規定により収受した公文書のうち、起案を要しないものについては、文書管理システム、電子メールその他の情報システムにより供覧することができる。

(公文書の方式)

第18条　公文書を作成する場合の方式については、別に定めるものを除き、この章に定めるところによる。

(公文書の作成)

第19条　職員は、上司の指示に従い、条例第4条の規定に基づき、条例第1条の目的を達成するため、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、公文書を適正に作成しなければならない。

(起案)

第20条　全ての事案(前条に規定する処理に係る事案が軽微なものを除く。)は、起案文書により処理しなければならない。

(決裁等の区分の表示)

第21条　起案文書には、葛飾区教育委員会事務局処務規程に定める決裁等の区分その他区長及び教育長が必要と認める事項を表示しなければならない。

(特別取扱文書)

第22条　議案、例規、告示等に属する公文書、急施を要する公文書及び重要な公文書に係る起案については、起案文書にその旨の記録をしなければならない。

(公文書の発信者名)

第23条　庁外へ発送する公文書には、委員会の名を用いるものとする。ただし、事案の性質により教育委員会事務局、教育長、教育次長、課長の名を用いることができる。

(事務担当者の表示)

第24条　公文書には照会その他の便宜に資するため公文書の欄外に事務担当者の所属、氏名、電話番号等を記載し、又は記録するのを例とする。

(起案文書の廃案及び変更)

第25条　決裁等の権限を有する者は、起案文書を廃案にしたときは、その旨を決裁権者等に通知し、その内容に重要な変更を加えたときは、当該決裁権者等をして再度決裁等をさせなければならない。

(緊急事案の処理)

第26条　緊急を要する公文書は、上司の指揮を受けて通常の手続によらず処理することができる。ただし、事後に所定の手続をしなければならない。

(浄書)

第27条　公文書の施行(公文書の発送を含む。以下同じ。)に係る決裁等が終了したときは、浄書しなければならない。

(照合)

第28条　前条の規定により浄書した公文書は、直ちに決裁等が終了した起案文書に記録した事項と照合しなければならない。

(公印)

第29条　前条の規定による照合を終了した公文書には、葛飾区教育委員会公印規則(昭和40年葛飾区教育委員会規則第3号)第10条の定めるところにより、公印を押印しなければならない。

(発送)

第30条　発送を要する公文書は、郵送、電子メール等による送信、交換便等に区分して速やかにこれを行わなければならない。

(完結処理)

第31条　公文書を施行し、事案が完結したときは、当該事案に係る起案文書に完結日を記録しなければならない。

(整理、保管及び保存)

第32条　公文書は、この章の規定に従い、整理し、保管し、及び保存しなければならない。

(公文書の整理)

第33条　文書取扱主任は、第44条の規定により総務部総務課長(以下「総務課長」という。)に移管したもの以外の公文書(電子文書を除く。)を必要に応じて敏速に取り出され活用に供されるように分類し、及び整理しておかなければならない。

(文書分類・保存期間表の作成)

第34条　課長は、人事、予算、決算、会計等の各課に共通する事案に係る公文書(以下「共通文書」という。)以外の公文書を分類し、分類した公文書ごとに保存期間を定め、共通文書以外の公文書の文書分類・保存期間表を作成しなければならない。この場合において、課長は、文書分類・保存期間設定承認申請書により総務課長に申請し、その承認を受けなければならない。

(保存期間)

第35条　公文書の保存期間は、別表公文書保存期間設定基準に従い、次の区分により定めなければならない。ただし、軽易な公文書で保存する必要のないものについては、随時廃棄することができる。

(公文書ファイルの作成)

第36条　公文書は、次に掲げるところに従い、公文書ファイルに編集しなければならない。

(公文書ファイルの管理)

第37条　公文書ファイルのうち電子文書に係るものの管理は、文書管理システムにより行うものとする。

(公文書ファイル等管理簿の作成及び公表)

第38条　課長は、毎年度、保存期間が1年以上の公文書ファイルについて、公文書ファイル等管理簿を作成しなければならない。

(外部保存文書の使用)

第39条　課長は、外部保存文書(第37条第4項の規定により集中管理している公文書であって、区の施設以外に保存しているものをいう。)を使用するときは、総務課長に使用の依頼をしなければならない。

(電子文書の閲覧等)

第40条　課長は、区政執行の能率化に資するため、課に属する公文書のうち文書管理システムで管理するものについては、文書管理システムにより職員の閲覧及び利用に供するものとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。

(紛失及び棄損)

第41条　公文書を紛失し、又は棄損した者が属する課の課長は、経緯、再発防止策、復旧の可否等を記載した書面を作成し、直ちに総務課長に提出しなければならない。

(保存期間の延長)

第42条　課長は、保存期間を満了した公文書で、次の各号に掲げるものについて、当該各号に定める日の属する年度の3月31日(暦年で保存している文書にあっては、当該各号に定める日の属する年の12月31日)までの間、保存期間を延長して保存しなければならない。

(総務課長協議)

第43条　課長は、保存期間が満了した後の公文書の取扱いについて、当該公文書の保存期間が満了する日の属する年度中に、協議目録により、総務課長に協議するものとする。ただし、保存期間が1年以下の公文書については、協議を要しない。

(歴史的公文書の移管)

第44条　課長は、前条の協議の結果において、歴史的公文書と選別した公文書を、保存期間が満了した後速やかに総務課長に移管しなければならない。

(廃棄等)

第45条　課長は、次に掲げる公文書について、溶解、消去その他適切な処置により廃棄しなければならない。

(スキャナ等で作成した電磁的記録に係る特例)

第46条　収受した公文書であって総務部長が別に定める要件を満たすものについては、書面に記載されている事項をスキャナ等により読み取って作成した電磁的記録を公文書の原本とみなして取り扱い、及び当該収受した公文書を廃棄することができる。

(管理状況の報告)

第47条　課長は、公文書の管理状況について、毎年度、文書主管課長へ報告しなければならない。

(委任)

第48条　この規程における書類の様式その他この規程の施行に関し必要な事項は、教育長が別に定める。