2　前項の規定にかかわらず、文書主管課にあっては、同項第3号に掲げる事務は、総務部総務課法規担当係において行う。

2　課長等は、上司の命を受け、部下を督励して、文書事務が円滑かつ適正に行われるように努めなければならない。

3　係長等は、上司の指揮を受けて担当する事務に関する文書等の処理経過に注意し、文書等が適正かつ迅速に完結するように努めなければならない。

2　前項各号に掲げる簿冊は、電子文書として作成することができる。

2　前項本文の規定にかかわらず、財務会計システム又は庶務事務システムにより起案する場合は、当該システムに記録した番号を付するものとする。

3　文書記号は、当該公文書を収受し、又は起案した日の属する年度の数字並びに区名、部名及び課名の頭文字を合わせたものとする。ただし、文書記号が2以上の課で同一になるときは、文書主管課長が別に定める。

4　文書番号は、文書管理システムに記録する番号とする。この場合においては、各課別にこれを設けるものとし、毎年4月に起こし、翌年3月に止めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、収受印の押印等をした文書等(当該文書等をスキャナ等により読み取って作成した電磁的記録を含む。)を添付して起案文書を作成するときは、前項第2号に規定する処理を省略することができる。

2　前項の事務担当者は、同項に規定する文書等が他の課の所掌に係るものであると認めるときは、同項の規定による記録をせず、直ちに、電子メール等により当該文書等を所掌する課へ送付するものとする。

3　前項の規定により文書等の送付を受けた課の事務担当者は、当該文書等を文書管理システムに記録しなければならない。

4　次の各号のいずれかに掲げる文書等を添付して起案文書を作成するときは、第1項又は前項に規定する処理を省略することができる。

2　第13条第1項及び前条の規定は、前項に規定する処理について準用する。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な文書等で保存の必要のないものについては、文書等の余白に供覧の表示をして回付することができる。

2　起案は、起案をする者が、文書管理システムに事案の内容その他の必要な事項を入力し、並びに起案した旨を電磁的に表示し、及び記録する方法(以下「電子起案方式」という。)により行うものとする。

3　前項の規定にかかわらず、課長が次のいずれかに該当すると認めるときは、書面により起案する方式により行うことができる。

4　起案文書は、葛飾区公文規程(昭和58年葛飾区訓令甲第28号)に定めるところにより、平易かつ明確に記載するものとする。

5　起案文書には、区の意思決定の基礎となる起案の趣旨、理由、根拠法令及び事業経過を、経費を伴うものであるときは費用の額、支出科目、支出手続等を明記するとともに、関係資料を添付しなければならない。

6　起案文書に付する関係資料は、迅速かつ的確な決裁等に資するため、特別な事情がある場合を除き、1つのファイルにまとめなければならない。

2　実施機関内部又は相互に発送する公文書には職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

2　前項の規定により浄書した公文書には、次に掲げる事項を記載するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合にあっては、前項第1号に掲げる事項の記載を要しないものとする。

4　第2項の場合において、1つの起案文書により複数の種類の公文書の施行に係る決裁等が行われたときは、施行する公文書のそれぞれについて、当該起案文書の文書番号に支号を付したものを記載することができる。

5　前3項の規定にかかわらず、財務会計システムにより決裁等が行われた公文書を施行するときは、当該公文書について起案した事案の属する会計年度の数字及び区名の頭文字並びに当該財務会計システムにおける帳票番号(ハイフンを除く。)を合わせたものを当該公文書に記載するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、同項の公文書のうち対内文書及び軽易な対外文書は、公印を押印しないものとする。ただし、特に必要がある場合は、この限りでない。

2　公文書は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にして保管し、及び保存し、特に重要なものは、非常災害時にいつでも持ち出しのできるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

2　課長は、課の共通文書以外の公文書を分類し、分類した公文書ごとに保存期間を定め、共通文書以外の公文書の文書分類・保存期間表を作成しなければならない。この場合において、課長は、文書分類・保存期間設定承認申請書により文書主管課長に申請し、その承認を受けなければならない。

3　課長は、前項の規定により作成した文書分類・保存期間表を毎年見直し、必要な補正を行うものとする。この場合において、課長は、別に定めるところにより文書主管課長の承認を受けなければならない。

2　前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められている公文書及び時効が完成するまで証拠として保存する必要のある公文書については、それぞれ法令等の定める期間及び時効期間を保存期間とする。

3　公文書の保存期間は、当該公文書の完結した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年により保存する公文書は、その翌年の初日から起算する。

2　公文書ファイルのうち電子文書以外の公文書に係るものについては、文書件名表を付して編集するものとする。

3　前項の規定により編集した公文書は、主務課において一定の場所に整理し、保管し、及び保存しておかなければならない。

4　前項の規定にかかわらず、文書主管課は、集中管理の推進に資するため、各課の公文書ファイルの保存をすることができる。

2　文書主管課長は、前項の公文書ファイル等管理簿を取りまとめ、インターネットを利用し、公表しなければならない。

2　課長は、前項の依頼により取り寄せた公文書の利用が終了したときは、当該公文書を文書主管課長に速やかに引き渡さなければならない。

2　前項の協議目録には、次に掲げる事項を記載するものとする。前項ただし書の協議を要しない公文書についても、第6号の事項を除き、記載するものとする。

3　文書主管課長は、協議の結果を課長に通知するものとする。

4　第1項の規定による協議において、公文書を管理している課長と文書主管課長で意見が異なるときは、文書主管課長の意見を協議の結果とする。

2　課長は、第31条第1項ただし書の規定による随時廃棄の公文書(文書管理システム上のものを除く。)については、溶解、消去その他適切な処置により随時廃棄しなければならない。

3　課長は、第1項の規定により公文書を廃棄するときは、廃棄文書目録を作成し、毎年9月末日までに当該廃棄文書目録を文書主管課長に提出しなければならない。

2　課長は、前項の規定による取扱いを行うときは、事前に文書主管課長に承認を受けなければならない。

2　文書主管課長は、前項の規定により報告を受けた公文書の管理状況及び区長以外の実施機関から報告を受けた公文書の管理状況を取りまとめ、毎年度、インターネットを利用し、その概要を公表しなければならない。

東京都葛飾区役所文書編纂保存規程(昭和26年9月葛飾区訓令甲第3号)は、廃止する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令による改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、平成13年4月1日から適用する。

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

改正後の第9条第1項の規定は、平成15年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成15年10月14日から施行する。ただし、第31条に2項を加える改正規定(同条第4項に係る部分に限る。)は、令達の日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、この訓令の施行の日以後に収受し、起案し、又は供覧に供する文書又は電磁的記録について適用し、同日前に収受し、起案し、又は供覧に供した文書又は電磁的記録については、なお従前の例による。

3　前項に定めるもののほか、この訓令の施行に伴い必要な経過措置については、総務部長が別に定める。

改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、平成19年4月1日から適用する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日等)

1　この訓令は、平成26年7月22日から施行する。ただし、第45条の改正規定(同条の次に1条を加える部分に限る。)は、平成27年4月1日から施行する。

2　改正後の第5章(第40条の規定を除く。)及び別表の規定は、平成26年度(暦年により保存する文書等にあっては、平成26年)以後に起案し、又は取得した文書等の整理、保管及び保存について適用する。

(経過措置)

3　改正後の第2章から第4章までの規定は、この訓令の施行の日以後に起案し、又は取得した文書等について適用し、同日前に起案し、又は取得した文書等については、なお従前の例による。

4　主務課業務システムにより発送する文書等のうち、改正後の第23条の規定により難いものについては、主務課業務システムの改修等がなされるまでの間、従前の取扱いを行うことができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年4月1日から施行する。ただし、次項の規定は、令達の日から施行する。

(準備行為)

2　改正後の第39条の2第1項の規定による指定に必要な準備行為は、この訓令の施行の日前においても行うことができる。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現になされている廃止前の葛飾区個人情報の保護に関する条例(昭和60年葛飾区条例第27号)第20条第1項又は第2項の規定による請求に係る保存文書の保存年限の延長については、なお従前の例による。

(施行期日等)

1　この訓令は、令和7年10月1日から施行する。

2　改正後の第31条第3項の規定は、令和7年度(暦年により保存する文書等にあっては、令和7年)以後に起案し、又は取得した文書等の整理、保管及び保存について適用する。

(経過措置)

3　改正後の第2章から第4章までの規定は、この訓令の施行の日以後に起案し、又は取得した文書等について適用し、同日前に起案し、又は取得した文書等については、なお従前の例による。