○葛飾区文書取扱規程
昭和40年4月1日
訓令甲第8号
庁中一般
事業所
目次
第1章 通則(第1条―第7条)
第2章 収受及び配布(第8条―第16条)
第3章 起案文書(第17条―第22条)
第4章 浄書及び発送(第23条―第27条)
第5章 整理、保管及び保存(第28条―第40条)
第6章 雑則(第41条)
付則
第1章 通則
(目的)
第1条 この規程は、葛飾区(以下「区」という。)における文書等の収受、起案、保管及び保存その他の管理について規定し、事務執行の能率的運営を図ることを目的とする。
(平4訓令22・平15訓令28・平26訓令15・一部改正)
(定義)
第1条の2 この規程における用語の意義は、次の各号に掲げる用語に応じ当該各号に定めるものを除き、葛飾区処務規程(昭和40年葛飾区訓令甲第2号)で使用する用語の例による。
(1) 電子文書 文書等のうち、電磁的記録(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られた記録をいう。以下同じ。)であって、情報システムにより処理されるものをいう。
(2) 郵送文書等 区民等が持参し、又は郵送、交換便等により到達した文書等をいう。
(3) スキャナ等 スキャナその他これに準ずる画像読取装置をいう。
(4) 主務課業務システム 電子計算機を利用して主務課の業務に係る事務処理を行う情報システムをいう。
(5) 文書ファイル 能率的な事務又は事業の処理及び文書等の適切な保存に資するよう、相互に密接な関連を有する文書等(保存年限を同じくすることが適当であるものに限る。)を1つの集合物にまとめたものをいう。
(平26訓令15・全改)
(文書等の管理)
第1条の3 別に定める場合を除き、文書等の管理は、文書管理システムにより行うものとする。
(平15訓令28・追加、平26訓令15・一部改正)
(文書等の取扱いの要旨)
第2条 文書等は、正確、迅速かつ丁寧に取り扱い、事務が円滑かつ適正に行われるように処理しなければならない。
(平15訓令28・平26訓令15・一部改正)
(文書主管課長)
第3条 文書等に関する事務(以下「文書事務」という。)の総括は、総務部総務課長(以下「文書主管課長」という。)がこれを行う。
(昭55訓令甲15・平6訓令6・平15訓令28・一部改正)
(文書取扱主任)
第4条 各課に文書取扱主任を置き、課の庶務をつかさどる係長等を充てる。ただし、総務部総務課(以下「文書主管課」という。)にあっては、総務部総務課法規担当係長(以下「法規担当係長」という。)とする。
(昭44訓令甲9・昭48訓令甲16・昭55訓令甲15・昭56訓令甲3・昭61訓令14・平11訓令9・平20訓令10・平26訓令15・一部改正)
(文書取扱主任の職務)
第5条 文書取扱主任は、上司の命を受け、その課における次に掲げる事務に従事する。
(1) 文書等の取得、配布及び発送に関すること。
(2) 文書等の審査に関すること。
(3) 文書等の処理(以下「文書処理」という。)の促進に関すること。
(4) 文書事務の改善及び指導に関すること。
(5) 文書等の整理、保管、保存及び引継ぎに関すること。
(6) 文書管理システムの利用に係る調整等に関すること。
(7) その他文書事務に関し必要なこと。
(昭55訓令甲15・平元訓令4・平4訓令22・平6訓令6・平15訓令28・平16訓令15・平18訓令21・平26訓令15・一部改正)
(文書事務の調査及び指導)
第6条 文書主管課長は、各課の文書事務を随時調査し、文書事務が適正に処理されるように指導しなければならない。
(平26訓令15・一部改正)
(部長、課長及び係長等の職務)
第7条 部長等は、部下を督励して、文書事務の推進に努めなければならない。
2 課長等は、上司の命を受け、部下を督励して、文書事務が円滑かつ適正に行われるように努めなければならない。
3 係長等は、上司の指揮を受けて担当する事務に関する文書等の処理経過に注意し、文書等が適正かつ迅速に完結するように努めなければならない。
(昭44訓令甲9・昭48訓令甲16・昭56訓令甲3・平7訓令3・平8訓令26・平11訓令9・平15訓令28・平21訓令27・平26訓令15・一部改正)
第2章 収受及び配布
(平26訓令15・全改)
(備付簿冊)
第8条 文書主管課に、次に掲げる簿冊を備え付けるものとする。
(1) 書留等送付簿
(2) 条例原簿
(3) 規則原簿
(4) 訓令原簿
(5) 告示原簿
(平26訓令15・全改)
(文書記号及び文書番号)
第9条 収受した文書等及び起案文書には、文書記号及び文書番号(財務会計システム又は庶務事務システムにより起案する場合にあっては、当該システムに記録した番号)を付するものとする。ただし、葛飾区処務規程第9条第2項第4号から第6号までに掲げる事案に係る文書等にあっては、この限りでない。
2 文書記号は、当該文書等を収受し、又は起案した日の属する年度の数字並びに区名、部名及び課名の頭文字を合わせたものとする。ただし、文書記号が2以上の課で同一になるときは、文書主管課長が別に定める。
3 文書番号は、文書管理システムに記録する番号とする。この場合においては、各課別にこれを設けるものとし、毎年4月に起こし、翌年3月に止めるものとする。
(平26訓令15・全改)
(文書主管課における郵送文書等の処理)
第10条 区役所に到達した郵送文書等(課に直接到達したものを除く。)は、文書主管課長が受領し、次に掲げるところに従い、処理するものとする。
(1) 宛先の明らかな文書等は、主務課の文書取扱主任に直ちに配布すること。
(2) 宛先の不明な文書等は、配布先を確認の上、配布すること。
(3) 文書等の内容が2以上の課の所管事務に関連する場合は、関連の多い課に配布し、その軽重を定め難いものは上司の指揮を受けること。
(4) 区長又は副区長宛ての親展文書(秘文書を含む。以下同じ。)その他開封を不適当と認めるものは、封をしたまま区の収受印を押印し、名宛人に配布すること。この場合において、名宛人は、閲了後、前3号の例により処理する必要があると認めるときは、直ちに文書主管課長に返付すること。
(5) 書留扱い等による文書等は、書留等送付簿に登載して配布すること。
(6) 訴訟、差押え、行政不服申立て等に関する文書等で収受の日時が権利の得喪に関係のあるものは、その封皮に到達の日時を記入し、封皮を添えて書留等送付簿に登載して配布すること。
(7) 受領してはならないことが明らかな文書等は、速やかに返戻又は移送の手続をとること。
(平26訓令15・全改)
(主務課における郵送文書等の処理)
第11条 文書取扱主任は、前条の規定により文書主管課長から配布された文書等及び課に直接到達した郵送文書等を、次に掲げるところに従い、直ちに処理しなければならない。
(1) 現金、小切手、為替、郵便切手その他貴重品を添付した文書等は、金額等を確認し、その処理状況を明らかにした上で事務担当者に配布すること。
(3) 重要、異例又は機宜の処置を要すると認められる文書等は、直ちに課長の閲覧に供し、その指示を受けること。
(4) 他の課の所管事務に関連する文書等の配布を受けた場合は、当該課の文書取扱主任に対し、当該文書等の写しを送付する等の措置をすること。
(5) 課に属さない文書等があるときは、直ちに当該文書等を文書主管課長に返付すること。
(6) 前各号に掲げる文書以外の文書等については、速やかに、事務担当者に配布すること。
(平26訓令15・全改、令5訓令7・一部改正)
(執務時間外に到達した郵送文書等の処理)
第12条 執務時間外に到達した郵送文書等は、夜間・休日窓口受付員が受領し、文書主管課長に引き継がなければならない。
(平26訓令15・全改)
(1) 文書等の余白に、区に到達した日を確認できる収受印を押印し、又は当該日を記録すること(以下「収受印の押印等」という。)。
(2) 文書等の管理に関し必要な事項を文書管理システムに記録し、文書管理システムに記録した文書番号を当該文書等に記載すること。
(平26訓令15・全改)
(電磁的記録に係る収受の処理)
第14条 主務課の事務担当者は、電子メール等により主務課に到達し、又は光ディスク等の記録媒体により受領した文書等(軽易な文書等で保存する必要がないものを除く。)について、文書管理システムに記録しなければならない。
3 前項の規定により文書等の送付を受けた課の事務担当者は、当該文書等を文書管理システムに記録しなければならない。
(1) 第2項の規定により送付された文書等を紙上に印刷し、当該紙上に収受印の押印等をしたもの
(2) 前号に掲げる文書等をスキャナ等により読み取って作成した電磁的記録
(平26訓令15・全改)
(主務課業務システムによる収受の処理)
第15条 前2条の規定にかかわらず、専ら主務課業務システムによる処理をする文書等については、主務課業務システムに文書等の管理に関し必要な事項を記録することにより収受の処理をすることができる。
(平26訓令15・全改)
2 前項の規定にかかわらず、軽易な文書等で保存の必要のないものについては、文書等の余白に供覧の表示をして回付することができる。
(平26訓令15・全改)
第3章 起案文書
(平26訓令15・全改)
(起案文書の方式)
第17条 起案文書を作成する場合の方式については、別に定めるものを除き、この章に定めるところによる。
(平26訓令15・全改)
(起案文書の作成)
第18条 起案文書には、件名を付して、起案の理由、概要、発送又は施行の日、予算上の措置その他の必要な事項を記載するものとする。
2 起案文書は、葛飾区公文規程(昭和58年葛飾区訓令甲第28号)に定めるところにより、平易かつ明確に記載するものとする。
3 起案文書には、事案の経過を明らかにする関係資料を添付するものとする。
4 起案文書に付する関係資料は、迅速かつ的確な決裁等に資するため、特別な事情がある場合を除き、1つのファイルにまとめなければならない。
(平26訓令15・全改)
(決裁等の区分の表示)
第19条 起案文書には、葛飾区処務規程その他の規程に定める決裁等の区分その他区長が必要と認める事項を表示しなければならない。
(平26訓令15・全改、平29訓令11・一部改正)
(特別取扱文書)
第20条 議案、例規、告示等に属する文書等、急施を要する文書等及び重要文書等に係る起案については、起案文書にその旨の記録をしなければならない。
(平26訓令15・全改)
(文書等の発信者名)
第21条 庁外へ発送する文書等には、区長名を用いるものとする。ただし、事案の性質により副区長名、部長名若しくは課長名又は区名を用いることができる。
2 対内文書等には職名のみを用い、氏名等は省略することができる。
(平26訓令15・全改)
(事務担当者の表示)
第22条 文書等には照会その他の便宜に資するため文書等の欄外に事務担当者の所属、氏名、電話番号等を記載し、又は記録するのを例とする。
(平26訓令15・全改)
第4章 浄書及び発送
(平26訓令15・全改)
(浄書)
第23条 文書等の発送に係る決裁等が終了したときは、浄書しなければならない。
2 前項の規定により浄書した文書等には、次に掲げる事項を記載するものとする。
(1) 当該文書等の発送に係る起案文書の文書記号及び文書番号
(2) 当該文書等を発送する日
(1) 軽易な文書等である場合
(2) 改ざん等を防止する処置が施された紙面上に印刷する場合
(3) 文書記号及び文書番号以外の番号等であって次に例示するものが文書等上に記載され、かつ、当該文書等を作成したことについて情報システム上に記録される場合
ア 発送する文書等を作成した日時又はそれを基に作成した番号等
イ 発送する文書等を作成した際に付番する通し番号等
4 第2項の場合において、1つの起案文書により複数の種類の文書等の発送に係る決裁等が行われたときは、発送する文書等のそれぞれについて、当該起案文書の文書番号に支号を付したものを記載することができる。
5 前3項の規定にかかわらず、財務会計システムにより決裁等が行われた文書等を発送するときは、当該文書等について起案した日の属する年度の数字及び区名の頭文字並びに当該財務会計システムにおける帳票番号(ハイフンを除く。)を合わせたものを当該文書等に記載するものとする。
(平26訓令15・全改)
(照合)
第24条 前条の規定により浄書した文書等は、直ちに決裁等が終了した起案文書に記録した事項と照合しなければならない。
(平26訓令15・全改)
(公印)
第25条 前条の規定による照合を終了した文書等には、葛飾区公印規則(昭和29年葛飾区規則第2号)第11条に定めるところにより、公印を押印しなければならない。
(平26訓令15・全改)
(発送)
第26条 発送を要する文書等は、郵送、電子メール等による送信、交換便等に区分して速やかにこれを行わなければならない。
(平26訓令15・全改、平29訓令11・一部改正)
(完結処理)
第27条 文書等を発送し、又は施行し、事案が完結したときは、当該事案に係る起案文書に完結日を記録しなければならない。
(平26訓令15・全改)
第5章 整理、保管及び保存
(平4訓令22・改称)
(整理、保管及び保存)
第28条 文書等は、この章の規定に従い、整理し、保管し、及び保存しなければならない。
2 文書等は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にして保管し、及び保存し、特に重要なものは、非常災害時にいつでも持ち出しのできるようにあらかじめ準備しておかなければならない。
(平26訓令15・全改・旧第35条繰上)
(文書等の整理)
第29条 文書取扱主任は、第39条第4項第2号の処理により文書主管課長に引き継いだもの以外の文書等を必要に応じて敏速に取り出され活用に供されるように分類し、及び整理しておかなければならない。
(平4訓令22・平15訓令28・一部改正、平26訓令15・旧第36条繰上・一部改正、平29訓令11・一部改正)
(文書分類・保存年限表の作成)
第30条 文書主管課長は、人事、予算、決算、会計等の各課に共通する事案に係る文書等(以下「共通文書」という。)を分類し、分類した文書等ごとに保存年限を定め、共通文書の文書分類・保存年限表を作成しなければならない。
2 課長は、課の共通文書以外の文書等を分類し、分類した文書等ごとに保存年限を定め、共通文書以外の文書等の文書分類・保存年限表を作成しなければならない。この場合において、課長は、文書分類・保存年限設定承認申請書により文書主管課長に申請し、その承認を受けなければならない。
(平元訓令4・全改、平11訓令9・平15訓令28・一部改正、平26訓令15・旧第37条繰上・一部改正)
(保存年限)
第31条 文書等の保存年限は、別表文書保存年限設定基準に従い、次の区分により定めなければならない。ただし、軽易な文書等で保存する必要のないものについては、随時廃棄することができる。
(1) 30年保存 30年保存する必要のある重要な文書等
(2) 10年保存 30年保存する必要のない重要な文書等
(3) 5年保存 3年で廃棄することを適当としない通常の文書等
(4) 3年保存 1年で廃棄することを適当としない通常の文書等
(5) 1年保存 軽易な文書等
2 前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められている文書等及び時効が完成するまで証拠として保存する必要のある文書等については、それぞれ法令等の定める期間及び時効期間を保存年限とする。
3 文書等の保存年限は、当該文書等を収受し、又は起案した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年により保存する文書等は、その翌年の初日から起算する。
(平元訓令4・全改、平15訓令28・一部改正、平26訓令15・旧第38条繰上・一部改正、平29訓令11・一部改正)
(文書ファイルの作成)
第32条 文書等は、次に掲げるところに従い、文書ファイルに編集しなければならない。
(1) 文書ファイルは、年度による文書等は年度ごとに、暦年による文書等は暦年ごとに区分し、作成すること。
(2) 文書ファイルは、文書分類・保存年限表により、分類別及び保存年限別に分類すること。
(3) 2以上の文書等で、保存年限を異にする場合において、その文書等が相互に極めて密接な関係があるときは、その長期のものに編集すること。
(4) 文書ファイルに次に掲げる事項を記録すること。
ア 第1号の規定による年度又は暦年の区分
イ 第2号の分類及び保存年限
ウ 文書ファイルの名称
エ 保存年限が経過する日
オ 主務課
カ 編集されている文書等の文書番号、文書件名及び収受又は起案をした日
キ その他必要な事項
(平26訓令15・全改・旧第39条繰上、平29訓令11・一部改正)
(文書ファイルの管理)
第33条 文書ファイルのうち電子文書に係るものの管理は、文書管理システムにより行うものとする。
2 文書ファイルのうち電子文書以外の文書等に係るものについては、文書件名表を付して編集するものとする。
3 前項の規定により編集した文書等は、主務課において一定の場所に整理し、保管し、及び保存しておかなければならない。
(平26訓令15・全改・旧第40条繰上、平29訓令11・一部改正)
第34条及び第35条 削除
(平29訓令11)
2 借覧期間は、5日以内とする。
(平26訓令15・旧第43条繰上・一部改正、平29訓令11・一部改正)
(電子文書の閲覧等)
第37条 前条の規定にかかわらず、課長は、区政執行の能率化に資するため、課に属する保存文書のうち文書管理システムで管理するものについては、文書管理システムにより職員の閲覧及び利用に供するものとする。ただし、次に掲げるものは、この限りでない。
(1) 機密を要する保存文書
(2) 特定の個人が識別される情報(葛飾区情報公開条例(平成4年葛飾区条例第30号)第9条第2号アからウまでに掲げる情報を除く。)が記録された保存文書
(3) 前2号に掲げるもののほか、閲覧及び利用に供することが適当でないと課長が認める保存文書
(平26訓令15・全改・旧第43条の2繰上)
(紛失及び棄損)
第38条 保存文書を紛失し、又は棄損した者は、直ちに始末書に課長の検印を受け、文書主管課長に提出しなければならない。
(平15訓令28・一部改正、平26訓令15・旧第44条繰上・一部改正、平29訓令11・一部改正)
(1) 現に監査、検査等の対象になっているもの 当該監査、検査等が終了する日
(2) 現に係属している訴訟における手続上の行為をするために必要とされるもの 当該訴訟が終結する日
(3) 現に係属している不服申立てにおける手続上の行為をするために必要とされるもの 当該不服申立てに対する裁決又は決定の日の翌日から起算して1年を経過する日
(4) 現に個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第76条第1項又は第2項の規定による請求があったもの 当該請求に対する決定の日の翌日から起算して1年を経過する日
(5) 現に葛飾区情報公開条例第5条の規定による請求があったもの 当該請求に対する決定の日の翌日から起算して1年を経過する日
(6) 文書主管課長と協議のうえ、課長が職務の遂行上引き続き保存する必要があると認めるもの 当該必要がなくなると課長が認める日
(1) 保存文書の保存年限が30年未満であり、課長が歴史資料として重要であると認める場合 保存年限を30年に達するまで延長すること。
(2) 保存文書の保存年限が30年未満であり、課長が歴史資料として重要でないと認める場合 当該保存文書を廃棄すること。
(3) 保存文書の保存年限が30年以上である場合 文書主管課長が指示する処理をすること。
3 文書主管課長は、前項第3号の規定による指示をするときは、あらかじめ課長から意見を聴取しなければならない。
(1) 文書主管課長が保存文書について歴史資料として重要であると認め、かつ、文書主管課長が保存文書に葛飾区情報公開条例第9条に規定する非公開情報が含まれると認める場合 当該保存文書の保存年限を文書主管課長が必要と認める日まで延長すること。
(2) 文書主管課長が保存文書について歴史資料として重要であると認め、かつ、文書主管課長が保存文書に葛飾区情報公開条例第9条に規定する非公開情報が含まれないと認める場合 当該保存文書を文書主管課長へ引き継ぐこと。
(3) 文書主管課長が保存文書について歴史資料として重要でないと認める場合 当該保存文書を廃棄すること。
5 文書等の廃棄を決定したときは、塗抹、裁断、消去その他適宜な処置を講じなければならない。
7 課長は、保存文書を廃棄したとき又は紛失し、若しくは棄損したときは、第32条第4号の規定による記録を整理しなければならない。
8 課長は、第4項第2号の規定により保存文書を文書主管課長へ引き継ぐときは、歴史的公文書選定目録を作成し、毎年5月末日までに当該歴史的公文書選定目録を文書主管課長に提出しなければならない。
(平29訓令11・全改、令5訓令7・一部改正)
(歴史的公文書)
第39条の2 文書主管課長は、前条第4項第2号の規定による引継ぎを受けたときは、区長の決裁を受けて保存文書を歴史的公文書に指定する。
2 文書主管課長は、前項の規定により歴史的公文書として指定した保存文書について、劣化、損傷等により判読できなくなったときその他歴史資料として重要でなくなったと認めるときは、区長の決裁を受けて廃棄することができる。
(平29訓令11・追加)
(スキャナ等で作成した電磁的記録に係る特例)
第40条 収受した文書等であって総務部長が別に定める要件を満たすものについては、書面に記載されている事項をスキャナ等により読み取って作成した電磁的記録を文書等の原本とみなして取り扱い、及び当該収受した文書等を廃棄することができる。
2 課長は、前項の規定による取扱いを行うときは、事前に文書主管課長に承認を受けなければならない。
(平26訓令15・追加、平29訓令11・一部改正)
第6章 雑則
(平26訓令15・章名追加)
(委任)
第41条 この規程における書類の様式その他この規程の施行に関し必要な事項は、総務部長が別に定める。
(平11訓令9・追加、平15訓令28・一部改正、平26訓令15・旧第46条繰上)
付則
東京都葛飾区役所文書編纂保存規程(昭和26年9月葛飾区訓令甲第3号)は、廃止する。
付則(中間省略)
付則(平成12年3月31日訓令第4号)
この訓令は、平成12年4月1日から施行する。
付則(平成13年4月11日訓令第19号)
この訓令による改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、平成13年4月1日から適用する。
付則(平成13年9月28日訓令第20号)
この訓令は、平成13年10月1日から施行する。
付則(平成15年4月4日訓令第3号)
改正後の第9条第1項の規定は、平成15年4月1日から適用する。
付則(平成15年9月25日訓令第28号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成15年10月14日から施行する。ただし、第31条に2項を加える改正規定(同条第4項に係る部分に限る。)は、令達の日から施行する。
(経過措置)
2 改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、この訓令の施行の日以後に収受し、起案し、又は供覧に供する文書又は電磁的記録について適用し、同日前に収受し、起案し、又は供覧に供した文書又は電磁的記録については、なお従前の例による。
3 前項に定めるもののほか、この訓令の施行に伴い必要な経過措置については、総務部長が別に定める。
付則(平成19年6月18日訓令第20号)
改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、平成19年4月1日から適用する。
付則(平成20年3月31日訓令第10号)
この訓令は、平成20年4月1日から施行する。
付則(平成21年3月31日訓令第7号)
この訓令は、平成21年4月1日から施行する。
付則(平成23年3月31日訓令第9号)
この訓令は、平成23年4月1日から施行する。
付則(平成24年3月30日訓令第3号)
この訓令は、平成24年4月1日から施行する。
付則(平成26年7月18日訓令第15号)
(施行期日等)
1 この訓令は、平成26年7月22日から施行する。ただし、第45条の改正規定(同条の次に1条を加える部分に限る。)は、平成27年4月1日から施行する。
2 改正後の第5章(第40条の規定を除く。)及び別表の規定は、平成26年度(暦年により保存する文書等にあっては、平成26年)以後に起案し、又は取得した文書等の整理、保管及び保存について適用する。
(経過措置)
3 改正後の第2章から第4章までの規定は、この訓令の施行の日以後に起案し、又は取得した文書等について適用し、同日前に起案し、又は取得した文書等については、なお従前の例による。
4 主務課業務システムにより発送する文書等のうち、改正後の第23条の規定により難いものについては、主務課業務システムの改修等がなされるまでの間、従前の取扱いを行うことができる。
付則(平成29年12月28日訓令第11号)
(施行期日)
1 この訓令は、平成30年4月1日から施行する。ただし、次項の規定は、令達の日から施行する。
(準備行為)
2 改正後の第39条の2第1項の規定による指定に必要な準備行為は、この訓令の施行の日前においても行うことができる。
付則(令和5年3月31日訓令第7号)
(施行期日)
1 この訓令は、令和5年4月1日から施行する。
(経過措置)
2 この訓令の施行の際現になされている廃止前の葛飾区個人情報の保護に関する条例(昭和60年葛飾区条例第27号)第20条第1項又は第2項の規定による請求に係る保存文書の保存年限の延長については、なお従前の例による。
別表(第31条関係)
(平元訓令4・全改、平11訓令9・平15訓令28・平16訓令15・平19訓令20・平21訓令27・平26訓令15・平29訓令11・一部改正)
文書保存年限設定基準
区分 | 文書等の種類 | 保存年限 |
1 区行政の方針、議会、例規、予算等 | (1) 区行政運営の一般方針並びに事務事業の基本方針及び基本的な計画の策定、変更等に関する文書等 | 30年 |
(2) 区の組織の設定又は改廃、行政区画の決定又は改廃等組織及び制度の基本に関する文書等 | 30年 | |
(3) 区議会への議案提出に関する文書等(議決謄本を含み、依頼文書を除く。) | 30年 | |
(4) 条例、規則及び訓令の制定並びに改廃に関する文書等 | 30年 | |
(5) 条例、規則等の解釈及び運用方針に関する文書等 | 30年 | |
(6) 要綱、要領等の制定及び改廃に関する文書等 | 30年 | |
(7) 請願及び陳情に関する文書等 | 5年 | |
(8) 外国との連絡又は交渉に関する文書等で、特に重要なもの | 30年 | |
(9) 外国との連絡又は交渉に関する文書等で、(8)以外のもの | 10年以下 | |
(10) 政策経営部財政課で整理する予算の調製、会計管理室会計管理課で整理する決算の調製等に関する文書等 | 30年 | |
(11) 予算化された事務事業の執行方針及び計画の策定、変更等に関する文書等 | 3年 | |
2 公示、行政処分、争訟等 | (1) 告示、公告、通達及び公表に関する文書等で、内容の重要度が条例、規則及び訓令と同等のもの | 30年 |
(2) 告示、公告、通達及び公表に関する文書等で、(1)以外のもの | 区長決裁30年 副区長専決30年 部長等専決10年以下 課長等専決5年以下 | |
(3) 許可、認可、免許その他の行政処分に関する文書等 | 区長決裁30年 副区長専決30年 部長等専決10年以下 課長等専決5年以下 | |
(4) 不服申立てに関する文書等 | 30年 | |
(5) 訴訟に関する文書等 | 30年 | |
3 附属機関等 | (1) 附属機関(法律、政令又は条例に基づくもの)に関する文書等のうち |
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ア 委員の選任及び委嘱に係るもの | 2年を超える任期であるもの10年 2年以下の任期であるもの5年 | |
イ 会議開催に係るもの | 3年 | |
ウ 答申で1の(1)、(2)又は(4)に係るもの | 30年 | |
エ 答申でウ以外のもの | 10年以下 | |
オ 会議録 | 10年以下 | |
(2) 協議会、懇談会等に関する文書等のうち |
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ア 委員の選任及び委嘱に係るもの | 5年 | |
イ 会議開催に係るもの | 1年 | |
ウ 会議録及び報告書等 | 10年以下 | |
(3) 他の公共団体等との連絡会、研究会等に関する文書等 | 5年以下 | |
(4) 区職員で構成する委員会、協議会等に関する文書等で、1の(1)、(2)又は(4)に係るもの | 30年 | |
(5) 区職員で構成する委員会、協議会等に関する文書等で、(4)以外のもの | 10年以下 | |
4 人事管理 | (1) 採用、退職、分限処分、懲戒処分、年金等の裁定、職員組合との交渉等人事管理の基本に関する文書等 | 30年 |
(2) 給与、任免その他の人事管理に関する文書等 | 区長決裁10年以下 副区長専決10年以下 部長等専決5年以下 課長等専決3年以下 | |
5 財産、請負等 | (1) 工事又は製造の請負に関する文書等で、議会の議決に付すべき契約及び財産の取得又は処分に関する条例(昭和39年葛飾区条例第5号。以下「条例」という。)の適用を受けるもの | 10年 |
(2) 工事若しくは製造の請負、修繕又は役務の提供に関する文書等で、(1)以外のもの | 5年以下 | |
(3) 財産(物品を含む。以下同じ。)の取得又は処分に関する文書等で、条例の適用を受けるもの | 10年 | |
(4) 財産の取得、管理又は処分に関する文書等で、(3)以外のもの | 5年以下 | |
6 補助金、寄附等 | (1) 補助金、分担金及び負担金の交付に関する文書等 | 5年以下 |
(2) 寄附又は贈与に関する文書等 | 10年以下 | |
(3) 貸付金に関する文書等 | 10年以下 | |
7 表彰、広報、苦情等 | (1) 叙位、叙勲、表彰、褒賞等に関する文書等で、将来の例証となるもの | 30年 |
(2) 叙位、叙勲、表彰、褒賞等に関する文書等で、(1)以外のもの | 10年以下 | |
(3) 広報、広聴、連絡調整、調査及び研究に関する文書等 | 区長決裁10年以下 副区長専決10年以下 部長等専決5年以下 課長等専決3年以下 | |
(4) 苦情及び要望に関する文書等 | 区長決裁10年以下 副区長専決10年以下 部長等専決5年以下 課長等専決3年以下 | |
8 申請、回答等 | (1) 報告、答申、進達及び副申に関する文書等 | 区長決裁10年以下 副区長専決10年以下 部長等専決5年以下 課長等専決3年以下 |
(2) 申請、照会、回答及び諮問に関する文書等 | 区長決裁10年以下 副区長専決10年以下 部長等専決5年以下 課長等専決3年以下 | |
(3) 報告、照会、回答及び通知で特に軽易な文書等 | 1年 | |
9 事故 | (1) 金銭、有価証券等の亡失、損傷その他の事故に関する文書等 | 30年 |
(2) 物品の亡失、損傷その他の事故に関する文書等 | 5年 | |
(3) 車両事故等職務遂行上の事故に関する文書等 | 区長決裁10年 副区長専決10年 部長等専決5年 課長等専決3年 | |
(4) 施設管理上の事故及び施設利用者に係る事故に関する文書等 | 区長決裁10年 副区長専決10年 部長等専決5年 課長等専決3年 | |
(5) (1)、(2)、(3)及び(4)以外の事故に関する文書等 | 区長決裁10年 副区長専決10年 部長等専決5年 課長等専決3年 | |
10 供覧文書等 | (1) 供覧文書等 | 1年 |
(2) 決定事項の単なる連絡に関する文書等 | 1年 | |
11 帳簿及び伝票 | (1) 課税台帳、財産台帳、工事台帳等管理に要する帳簿 | 10年以下 |
(2) 金銭会計事務に要する帳簿で基本となるもの | 10年 | |
(3) 金銭会計事務に要する帳簿で(2)以外のもの | 5年以下 | |
(4) 物品会計事務に要する帳簿 | 5年以下 | |
(5) 伝票 | 5年以下 | |
12 設計書 | (1) 施設等の維持管理上特に必要なもの | 30年 |
(2) (1)以外のもの | 10年以下 |
備考
1 文書等の利用度、重要度等を考慮して設定すること。
2 事務事業の方針、計画及び実施手続の策定等の文書等は、その後の事務処理に支障のないように設定すること。
3 この表に類別されていない文書等が発生した場合は、この表に類別されている類似の文書等を参照して設定すること。