2　前項の規定にかかわらず、総務部総務課にあっては、同項第1号、第5号及び第6号に掲げる事務は、総務部総務課区政情報係において行う。

2　課長等は、上司の命を受け、部下を督励して、文書事務が円滑かつ適正に行われるように努めなければならない。

3　係長等は、上司の指揮を受けて担当する事務に関する文書等の処理経過に注意し、文書等が適正かつ迅速に完結するように努めなければならない。

2　文書記号は、当該文書等を収受し、又は起案した日の属する年度の数字並びに区名、部名及び課名の頭文字を合わせたものとする。ただし、文書記号が2以上の課で同一になるときは、文書主管課長が別に定める。

3　文書番号は、文書管理システムに記録する番号とする。この場合においては、各課別にこれを設けるものとし、毎年4月に起こし、翌年3月に止めるものとする。

2　前項の規定にかかわらず、収受印の押印等をした文書等(当該文書等をスキャナ等により読み取って作成した電磁的記録を含む。)を添付して起案文書を作成するときは、前項第2号に規定する処理を省略することができる。

2　前項の事務担当者は、同項に規定する文書等が他の課の所掌に係るものであると認めるときは、同項の規定による記録をせず、直ちに、電子メール等により当該文書等を所掌する課へ送付するものとする。

3　前項の規定により文書等の送付を受けた課の事務担当者は、当該文書等を文書管理システムに記録しなければならない。

4　次の各号のいずれかに掲げる文書等を添付して起案文書を作成するときは、前項に規定する処理を省略することができる。

2　第13条第1項及び前条の規定は、前項に規定する処理について準用する。

2　前項の規定にかかわらず、軽易な文書等で保存の必要のないものについては、文書等の余白に供覧の表示をして回付することができる。

2　起案文書は、葛飾区公文規程(昭和58年葛飾区訓令甲第28号)に定めるところにより、平易かつ明確に記載するものとする。

3　起案文書には、事案の経過を明らかにする関係資料を添付するものとする。

4　起案文書に付する関係資料は、迅速かつ的確な決裁等に資するため、特別な事情がある場合を除き、1つのファイルにまとめなければならない。

2　対内文書等には職名のみを用い、氏名等は省略することができる。

2　前項の規定により浄書した文書等には、次に掲げる事項を記載するものとする。

3　前項の規定にかかわらず、次に掲げる場合にあっては、前項第1号に掲げる事項の記載を要しないものとする。

4　第2項の場合において、1つの起案文書により複数の種類の文書等の発送に係る決裁等が行われたときは、発送する文書等のそれぞれについて、当該起案文書の文書番号に支号を付したものを記載することができる。

5　前3項の規定にかかわらず、財務会計システムにより決裁等が行われた文書等を発送するときは、当該文書等について起案した日の属する年度の数字及び区名の頭文字並びに当該財務会計システムにおける帳票番号(ハイフンを除く。)を合わせたものを当該文書等に記載するものとする。

2　前項の規定にかかわらず、同項の文書等のうち対内文書及び軽易な対外文書は、公印を押印しないものとする。ただし、特に必要がある場合は、この限りでない。

2　文書等は、常に整理し、紛失、火災、盗難等の予防を完全にして保管し、及び保存し、特に重要なものは、非常災害時にいつでも持ち出しのできるようにあらかじめ準備しておかなければならない。

2　課長は、課の共通文書以外の文書等を分類し、分類した文書等ごとに保存年限を定め、共通文書以外の文書等の文書分類・保存年限表を作成しなければならない。この場合において、課長は、文書分類・保存年限設定承認申請書により文書主管課長に申請し、その承認を受けなければならない。

3　課長は、前項の規定により作成した文書分類・保存年限表を毎年見直し、必要な補正を行うものとする。この場合においては、前項後段の規定を準用する。

2　前項の規定にかかわらず、法令等により保存期間が定められている文書等及び時効が完成するまで証拠として保存する必要のある文書等については、それぞれ法令等の定める期間及び時効期間を保存年限とする。

3　文書等の保存年限は、当該文書等を収受し、又は起案した日の属する年度の翌年度の初日から起算する。ただし、暦年により保存する文書等は、その翌年の初日から起算する。

2　文書ファイルのうち電子文書以外の文書等に係るものについては、文書件名表を付して編集するものとする。

3　前項の規定により編集した文書等は、主務課において一定の場所に整理し、保管し、及び保存しておかなければならない。

2　借覧期間は、5日以内とする。

2　課長は、保存年限を経過した保存文書が前項各号に掲げるものでないときは、次の各号に掲げる場合に応じて当該各号に定める処理をしなければならない。

3　文書主管課長は、前項第3号の規定による指示をするときは、あらかじめ課長から意見を聴取しなければならない。

4　第2項第3号の文書主管課長が指示する処理は、次の各号に掲げる場合に応じて当該各号に定める処理とする。

5　文書等の廃棄を決定したときは、塗抹、裁断、消去その他適宜な処置を講じなければならない。

6　課長は、第2項第2号又は第4項第3号の規定により保存文書を廃棄するときは、廃棄文書目録を作成し、毎年9月末日までに当該廃棄文書目録を文書主管課長に提出しなければならない。

7　課長は、保存文書を廃棄したとき又は紛失し、若しくは棄損したときは、第32条第4号の規定による記録を整理しなければならない。

8　課長は、第4項第2号の規定により保存文書を文書主管課長へ引き継ぐときは、歴史的公文書選定目録を作成し、毎年5月末日までに当該歴史的公文書選定目録を文書主管課長に提出しなければならない。

2　文書主管課長は、前項の規定により歴史的公文書として指定した保存文書について、劣化、損傷等により判読できなくなったときその他歴史資料として重要でなくなったと認めるときは、区長の決裁を受けて廃棄することができる。

2　課長は、前項の規定による取扱いを行うときは、事前に文書主管課長に承認を受けなければならない。

3　第39条第5項の規定は、第1項の規定による廃棄をする場合において準用する。

東京都葛飾区役所文書編纂保存規程(昭和26年9月葛飾区訓令甲第3号)は、廃止する。

この訓令は、平成12年4月1日から施行する。

この訓令による改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、平成13年4月1日から適用する。

この訓令は、平成13年10月1日から施行する。

改正後の第9条第1項の規定は、平成15年4月1日から適用する。

(施行期日)

1　この訓令は、平成15年10月14日から施行する。ただし、第31条に2項を加える改正規定(同条第4項に係る部分に限る。)は、令達の日から施行する。

(経過措置)

2　改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、この訓令の施行の日以後に収受し、起案し、又は供覧に供する文書又は電磁的記録について適用し、同日前に収受し、起案し、又は供覧に供した文書又は電磁的記録については、なお従前の例による。

3　前項に定めるもののほか、この訓令の施行に伴い必要な経過措置については、総務部長が別に定める。

改正後の葛飾区文書取扱規程の規定は、平成19年4月1日から適用する。

この訓令は、平成20年4月1日から施行する。

この訓令は、平成21年4月1日から施行する。

この訓令は、平成23年4月1日から施行する。

この訓令は、平成24年4月1日から施行する。

(施行期日等)

1　この訓令は、平成26年7月22日から施行する。ただし、第45条の改正規定(同条の次に1条を加える部分に限る。)は、平成27年4月1日から施行する。

2　改正後の第5章(第40条の規定を除く。)及び別表の規定は、平成26年度(暦年により保存する文書等にあっては、平成26年)以後に起案し、又は取得した文書等の整理、保管及び保存について適用する。

(経過措置)

3　改正後の第2章から第4章までの規定は、この訓令の施行の日以後に起案し、又は取得した文書等について適用し、同日前に起案し、又は取得した文書等については、なお従前の例による。

4　主務課業務システムにより発送する文書等のうち、改正後の第23条の規定により難いものについては、主務課業務システムの改修等がなされるまでの間、従前の取扱いを行うことができる。

(施行期日)

1　この訓令は、平成30年4月1日から施行する。ただし、次項の規定は、令達の日から施行する。

(準備行為)

2　改正後の第39条の2第1項の規定による指定に必要な準備行為は、この訓令の施行の日前においても行うことができる。

(施行期日)

1　この訓令は、令和5年4月1日から施行する。

(経過措置)

2　この訓令の施行の際現になされている廃止前の葛飾区個人情報の保護に関する条例(昭和60年葛飾区条例第27号)第20条第1項又は第2項の規定による請求に係る保存文書の保存年限の延長については、なお従前の例による。