2　実施機関は、能率的な事務又は事業の処理及び公文書の適切な保存に資するよう、単独で管理することが適当であると認められる場合を除き、適時に、相互に密接な関連を有する公文書(保存期間を同じくすることが適当であるものに限る。)を1の集合物(以下「公文書ファイル」という。)にまとめなければならない。

3　前項の場合において、実施機関は、当該公文書ファイルについて分類し、名称を付するとともに、保存期間及び保存期間の満了する日を設定しなければならない。

4　実施機関は、職務の遂行上必要があると認めるときは、その必要な限度において第1項及び前項の規定により設定した保存期間及び保存期間の満了する日を延長することができる。

5　区長は、公文書ファイル及び単独で管理している公文書(以下「公文書ファイル等」という。)について、保存期間(前項の規定により延長された場合にあっては、延長後の保存期間。以下同じ。)の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、第9条第4項に規定する選別基準にのっとり、歴史的公文書に該当するものにあっては特定歴史的公文書として引き続き保存する措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

6　区長以外の実施機関は、公文書ファイル等について、保存期間の満了前のできる限り早い時期に、保存期間が満了したときの措置として、第9条第4項に規定する選別基準にのっとり、歴史的公文書に該当するものにあっては区長への移管の措置を、それ以外のものにあっては廃棄の措置をとるべきことを定めなければならない。

2　前項の場合において、実施機関は、当該公文書ファイル等の集中管理の推進に努めなければならない。

3　実施機関は、公文書ファイル等を保存するときは、当該公文書ファイル等の改ざん、盗難、消失及び漏えいを防止するため、必要な措置を講じなければならない。

4　区長は、第1項の規定による保存及び第2項の規定による集中管理の推進に資するため、他の実施機関からの依頼を受けて、公文書ファイル等の保存を行うことができる。

2　実施機関は、公文書ファイル等管理簿について、インターネットの利用その他適切な方法により公表しなければならない。

3　区長は、前項の規定による公表に資するため、他の実施機関からの依頼を受けて、当該実施機関の公文書ファイル等管理簿を公表することができる。

2　区長以外の実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等について、歴史的公文書に該当するものを区長に移管しなければならない。

3　区長は、第1項の規定により引き続き保存する公文書ファイル等について、次に掲げる情報が含まれているものとして公開の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の記録をしなければならない。

4　区長以外の実施機関は、第2項の規定により区長に移管する公文書ファイル等について、次に掲げる情報が含まれているものとして公開の制限を行うことが適切であると認める場合には、その旨の意見を付さなければならない。

5　実施機関は、保存期間が満了した公文書ファイル等(歴史的公文書に該当するものを除く。次項及び第7項において同じ。)について、適切に廃棄をしなければならない。

6　区長は、前項の廃棄をしようとするときは、あらかじめ、当該廃棄が適当であるか確認しなければならない。ただし、1年以下の保存期間が設定された公文書ファイル等の廃棄をしようとするときは、この限りでない。

7　区長以外の実施機関は、第5項の廃棄をしようとするときは、あらかじめ、区長に協議しなければならない。ただし、1年以下の保存期間が設定された公文書ファイル等の廃棄をしようとするときは、この限りでない。

8　区長以外の実施機関は、前項の規定による協議に係る公文書ファイル等について、当該公文書ファイル等を区長に移管することが適当であると区長が認めるときは、当該公文書ファイル等を区長に移管しなければならない。

2　公文書管理規程等には、公文書に関する次に掲げる事項を記載しなければならない。

3　実施機関は、公文書管理規程等を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

4　区長は、歴史的公文書を選別するための基準(以下「選別基準」という。)を設けなければならない。

5　区長は、選別基準を設けたときは、遅滞なく、これを公表しなければならない。これを変更したときも、同様とする。

2　区長は、出資等法人が前項に規定する必要な措置を講ずるよう指導に努めるものとする。

3　区長は、出資等法人の文書の管理が円滑に実施されるよう必要な措置を講ずるものとする。

2　区長は、特定歴史的公文書について、その内容、保存状態、時の経過、利用状況等に応じ、適切な保存及び利用を確保するために必要な場所において、適切な記録媒体により、識別を容易にするための措置を講じた上で保存しなければならない。

3　区長は、特定歴史的公文書に個人情報(個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号)第2条第1項に規定する個人情報をいう。以下同じ。)が記録されている場合には、当該個人情報の漏えい防止のために必要な措置を講じなければならない。

4　区長は、別に定めるところにより、特定歴史的公文書の分類、名称その他の特定歴史的公文書の適切な保存を行い、及び適切な利用に資するために必要な事項を記載した目録を作成し、公表しなければならない。

2　委員会は、区長の諮問に応じ、次に掲げる事項を調査し、及び審議して答申する。

2　委員の任期は、3年とし、再任を妨げない。ただし、補欠委員の任期は、前任者の残任期間とする。

3　委員会の会議は、公開とする。ただし、委員会が必要と認めた場合は、非公開とすることができる。

4　委員は、職務上知り得た秘密を漏らしてはならない。その職を退いた後も、同様とする。

2　区長は、各実施機関における公文書ファイル等管理簿の記載状況その他の公文書の管理状況を取りまとめ、毎年度、その概要を公表しなければならない。

3　区長は、第1項に定めるもののほか、公文書の適正な管理を確保するために必要があると認める場合は、他の実施機関に対し、公文書の管理について、その状況に関する報告若しくは資料の提出を求め、又は当該職員に実地調査をさせることができる。

4　区長は、特定歴史的公文書の保存及び利用の状況について、毎年度、その概要を公表しなければならない。

(施行期日)

1　この条例は、令和7年10月1日から施行する。ただし、第4章の規定並びに次項及び付則第5項の規定は、同年4月1日から施行する。

(準備行為)

2　公文書管理規程等及び選別基準の制定その他の準備行為は、この条例の施行の日前においても行うことができる。

(経過措置)

3　この条例の施行の日前に実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した公文書若しくは公文書ファイルについて実施機関により定められた保存年限は、第5条第1項又は第3項の規定に基づき定められた保存期間とみなす。

4　この条例の施行の際現に区長が歴史的に重要であると認めて指定している公文書については、特定歴史的公文書とみなす。

(葛飾区議会等の求めにより出頭する者等の費用弁償に関する条例の一部改正)

5　葛飾区議会等の求めにより出頭する者等の費用弁償に関する条例(昭和41年葛飾区条例第33号)の一部を次のように改正する。