○スキャナ等で作成した電磁的記録による保存に関する要領
平成27年3月20日
26葛総総第1224号
総務部長決裁
(趣旨)
第1条 この要領は、葛飾区文書取扱規程(昭和40年葛飾区訓令甲第8号。以下「訓令」という。)第40条の規定に基づき、スキャナ等で作成した電磁的記録による保存に関し、必要な事項を定める。
(電磁的記録による保存)
第2条 訓令第40条第1項の総務部長が別に定める要件は、次に掲げるものとする。
(1) 必要に応じ電磁的記録に記録された事項を出力することにより、直ちに明瞭かつ整然とした形式で使用に係る電子計算機その他の機器に表示し、及び書面を作成できるようにすること。
(2) 電磁的記録に記録された事項について、保存年限の期間中における当該事項の改変又は消去の事実の有無及びその内容を確認することができる措置を講じ、かつ、当該電磁的記録の作成に係る責任の所在を明らかにしていること。
(3) 電磁的記録に記録された事項について、保存年限の期間中において復元可能な状態で保存することができる措置を講じていること。
2 前項に規定するもののほか、当該文書が行政処分(葛飾区行政手続条例(平成7年条例第1号)第2条第5号に規定する処分をいう。)に係るものであるときは、当該処分の日の翌日から起算して90日を経過していなければならない。
(電磁的記録による保存とした紙文書の廃棄)
第3条 電磁的記録による保存とした文書の紙文書については、廃棄することができる。廃棄した際は、文書主管課長に届け出るものとする。
付則
この要領は、平成27年4月1日から施行する。